システム開発
「成績管理」「出欠管理」など学習塾の働き方改革の要となる生徒管理システムを設計から開発、運用・保守までトータルでサポートいたします。
学習塾を運営するにあたり避けて通れないのが、生徒の個人データ管理です。性別・年齢・学年・学校といった属性から、各科目や各種テストの成績、出欠状況、指導の記録といったものまで、膨大な情報を収集・管理する必要があります。 個人経営の極めて小規模な塾であれば、Excelやスプレッドシート、もしくは紙のノートに記録するなどして運用管理できますが、数十人から数百人規模の一般的な塾になれば、そのような体制で管理するのはかなりの手間になります。紙ではなく、Excelなどの既存ソフトウェアを利用していたとしても、入力するだけでも精一杯でしょう。 ただでさえ塾講師は、夜遅くまで複数のクラスを担当し、居残りした生徒の相談に乗ったりもしているので、その他の時間でデータ入力するのはかなり酷なことです。塾の経営サイドとしても、塾講師の長時間労働につながりかねず、労務環境を改善するうえで、生徒のデータ管理はネックになります。 このような課題を解決し、データ入力や管理を省力化してくれるのが生徒管理システムです。まさに生徒管理システムは、学習塾での働き方改革の要となるでしょう。
生徒管理システムには様々な機能がありますが、主な機能としては「成績管理」「出欠管理」「月謝徴収」「保護者連絡」が挙げられます。 「成績管理」の機能は、各クラスで行われるテストや、大手予備校が実施している模擬試験といった様々な試験のデータを、生徒個人に紐付けてくれる機能です。従来の成績管理では、各テストごとの受験者や成績データを一つひとつ手作業で照らし合わせて、Excel等に入力していました。しかし、生徒管理システムを使えば、試験結果の一覧データをアップロードするだけで、自動的に生徒と成績を紐付けてくれます。 「出欠管理」の機能は、生徒の出欠状況を記録できる機能です。従来の出欠管理では、講義の前に点呼をとり、紙の名簿にチェックをしていました。そして、それを後で指定の記録先に書き写すなどの作業も発生していました。しかし、生徒管理システムを使えば、手元のスマホやタブレットから簡単に出欠状況を記録することができます。予め「出席」「欠席」「遅刻」といった選択肢を設定しておけばワンクリックで済みます。またセキュリティの面から生徒がIDカードを持っているような塾の場合、IDカードを所定のポイントにタッチすることで、出欠を自動で記録するといったことも可能です。 「月謝徴収」の機能は、生徒の月謝徴収状況を記録できる機能です。塾は基本的に毎月決まった金額を請求しますが、夏期講習の特別クラス、模擬試験の費用など追加の請求も多々発生します。月謝徴収では、現金で直接集めたり、銀行口座に振り込んでもらったりといった方法がありますが、誰からいついくら徴収したのかを記録するのは大変であり、ミスも起こりやすい作業です。お金周りのトラブルは、生徒や保護者との信頼関係にも大きく影響するため、精神的なストレスもかなりかかります。しかし、生徒管理システムを使えば、請求金額や徴収状況を一元管理でき、手間とミスを極力減らすことができます。またシステムによっては、決済機能をもたせることも可能で、自動的に口座振替やクレジットカード決済によって徴収することもできます。 「保護者連絡」の機能は、生徒の成績や学習状況、最新のお知らせといった情報を保護者にメールやLINE等で伝えられる機能です。従来は、保護者と面談したり、生徒ごとに個別のプリントを作成したりと、かなりの手間がかかっていました。しかし、生徒管理システムを使えば、成績データ等を参照して、自動的に文章を作成し、それをメールやLINEで一斉に配信することができます。
生徒管理システム開発の大まかな流れは、要件定義、設計、構築、テスト、導入、運用・保守の順に進んでいきます。 要件定義は、生徒管理システム開発において必要な機能や性能などの要素を洗い出し、どうシステムに落とし込むのかを決定するプロセスです。 設計では、開発スケジュールやセキュリティ要件、操作画面や管理画面の仕様などを決定します。 要件定義と設計が完了したら、システムを構築していきます。構築が完了したらテストに移ります。システムが設計通りに機能するかどうか検証を行い、バグやエラーを洗い出します。実際に講師の先生たちにテストしてもらい、不具合や使いづらい点がないか検証することもあります。テストがクリアするまで、テスト→修正を繰り返します。 一定の品質をクリアしたら納品・導入です。ただし生徒管理システムを使いこなすには一定の期間が必要であるため、マニュアルを整備したり、導入期間を設けて少しずつ現場に導入したりといったことも行います。 導入後は、安定してシステムが運用できているか運用・保守を行います。入力データが反映されなかったり、事前に想定していなかった項目が必要になったりと、導入後は必ずなにかしら問題が生じるので、運用・保守は大切な業務です。
Edv Futureは、高校向けの生徒管理システム『EdvPath』を開発しており、生徒管理システムの開発に必要なノウハウや知見を持ったメンバーが揃っています。Edv Futureは、学習塾向けに生徒管理を効率化させるシステムの設計から開発、運用・保守までトータルでサポートいたします。