システム開発
エクセルなどで管理していたスケジュールやメール・電話などで受けていた予約をシステム化によって業務効率を拡大に改善することが可能です。
従来のスケジュール管理は、個人のノートや手帳、PCのメモ帳やExcelなどが利用されていました。企業によっては黒板やホワイトボードに1ヶ月のスケジュールが書いてあるオフィスもあります。スケジュール管理の目的はまさに、個人や組織がスケジュールを把握することにあります。スケジュールをもとに、商談や営業活動などの予定を調整したり、月の目標や達成率を可視化したりします。 スケジュール管理システムとは、営業活動に欠かせないスケジュール帳をシステム化し、社内やチーム内でリアルタイム共有できるツールのことです。パソコンはもちろん、スマホアプリでも利用できるため、営業で外回りしているときも即座にスケジュールを確認・変更できます。電話でメンバーに確認をとったり、連絡が行き違いになってダブルブッキングになったりといったことも減らせるでしょう。 スケジュール管理システムにはスケジュールの共有以外にもさまざまな機能があります。例えば、ミーティングの日時を設定して参加者を招待したり、複数の候補日程を出して参加者の予定を調整したり、重要な予定の前にプッシュ通知でリマインドさせたりといった機能です。
従来の予約管理は、電話やメールで受け付けることが一般的でした。しかし電話は営業時間内でしか受け付けられず、メールはいつでも送信できますが、返信できるのは営業時間内に限られてしまいます。予約が営業時間外にできなかったり、返信が遅かったりすることは、顧客の離脱に直結するおそれがあります。 予約システムを導入すれば上記の問題を解決できます。基本的に24時間365日、Webサイト上で予約を受け付けることができ、また予約内容に合わせて最適な返信や予約確認メールの配信を行うこともできます。予約システムによって顧客獲得の機会損失を防ぐだけでなく、予約受付に割いていた人的リソースも削減できるメリットがあります。 予約管理システムとは、顧客から予約を受け付け、予約情報を管理するシステムのことです。ユーザーが日時や連絡先を入力する予約フォームを生成したり、予約受付と同時に確認メールを配信したりといった機能があります。 予約受付に関連する業務を効率化するだけでなく、店舗の混雑状況を緩和させるために時間帯ごとの受付数を調整したり、予約数とユーザー属性から商品在庫を調整したりといったメリットもあります。
スケジュール管理・予約管理システム開発の大まかな流れは、要件定義、設計、構築、テスト、導入、運用・保守の順に進んでいきます。 要件定義は、必要な機能や性能などの要素を洗い出し、どうシステムに落とし込むのかを決定するプロセスです。 設計では、開発スケジュールやセキュリティ要件、操作画面や管理画面の仕様などを決定します。 要件定義と設計が完了したら、システムを構築していきます。構築が完了したらテストに移ります。システムが設計通りに機能するかどうか検証を行い、バグやエラーを洗い出します。実際に現場で使う社員にテストしてもらい、不具合や使いづらい点がないか検証することもあります。テストがクリアするまで、テスト→修正を繰り返します。 一定の品質をクリアしたら納品・導入です。ただしシステムを業務内でフル活用するには一定の期間が必要であるため、マニュアルを整備したり、従来のやり方を一部並行したりと、導入期間を設けて少しずつ現場に導入していきます。 導入後は、安定してシステムが運用できているか運用・保守を行います。複数人のスケジュール調整が機能しなかったり、予約確認メールの配信にエラーが起きたりと、導入後は必ずなにかしら問題が生じるので、運用・保守は大切な業務です。
Edv Futureには、システム開発に精通したメンバーが揃っています。様々な業界のクライントを支援して積み重ねてきた知見と、最新のトレンドに基づき、スケジュール管理システムや予約管理システムの開発から運用・保守まで一気通貫で行います。